9 conseils avant d’acheter des prestations de nettoyage

Bien choisir son partenaire de nettoyage et de propreté est un choix à ne pas prendre à la légère. Selon les études menées par Achat et Propreté (site de référence pour l’achat de prestations de propreté), la propreté est un vrai levier de performance pour les entreprises. Cela est d’autant plus vrai dans le contexte actuel de crise sanitaire.

• Les Français placent la propreté comme le critère le plus indispensable sur les lieux de travail, avant l’odeur, la luminosité et le niveau sonore ⁽¹⁾

• 99% des Français considèrent la propreté comme nécessaire et indispensable dans les lieux accueillant du public ⁽²⁾

• 2 Français sur 3 considèrent que leur exigence en la matière a augmenté depuis le début de la crise sanitaire ⁽³⁾

Il est donc nécessaire de bien réfléchir avant de choisir son prestataire de nettoyage et d’entretien pour ses bureaux ou ses commerces. Le site Achat et Propreté dresse toute une méthodologie pour prendre la meilleure décision. PBS Bureaux vous aide à faire le point et vous résume les principaux critères à prendre en compte.

En amont de la consultation : bien identifier son besoin

Avant toute action de consultation des besoins de prestations de nettoyage et de propreté, il est primordial d’établir un diagnostic précis de vos attentes. Pour cela, vous pouvez commencer par vous poser ces deux questions simples mais structurantes pour la suite :

> Quels sont les enjeux de mon entreprise ? Il s’agit ici de comprendre ce qui est prioritaire dans votre activité.

> Comment la propreté peut jouer un rôle dans l’atteinte des objectifs de votre entreprise ?

1. Identifier les principales catégories d’usagers

Une question importante à se poser avant toute chose, est de savoir quelles sont les personnes qui vont utiliser vos locaux. Il y a bien évidement vos collaborateurs, mais il ne faut pas négliger vos prestataires et les divers partenaires. Pour les établissements recevant du public, selon les secteurs d’activité concernés, les typologies de personnes peuvent être très différentes d’un secteur à un autre. En effet, les problématiques ne seront pas les mêmes pour une entreprise que pour une boutique de luxe.

2. Identifier les attentes en matières de propreté

Qui dit plusieurs catégories d’utilisateurs de vos locaux, dit nécessairement différentes attentes par typologies d’usagers.

Par exemple, pour un bureau d’avocats, les collaborateurs seront attentifs à la propreté des salles de réunions surtout quand ils reçoivent des clients. L’image sera bien mise à mal si des gobelets de café ou des plateaux repas trainent dans les salles de réunion. Les espaces communs tels que les cafétérias ou les espaces de détente sont des espaces clés pour toutes entreprises. Même si ce sont des espaces informels, ils représentent l’image de la société et l’investissement d’un employeur pour le bien-être de ses employés.

N’hésitez pas à vous tourner vers les sociétés de nettoyage pour qu’elles vous aiguillent dans cette étape clé de définition de vos besoins de prestations

3. Déterminer les zones d’activités et les cycles de vie de vos locaux

Enfin le dernier point à prendre en compte en amont d’une consultation d’achat de propreté est la détermination des zones concernées. Certes cela parait évident mais non seulement il faut sélectionner les lieux mais également les événements, qui ponctuent la vie de votre entreprise et leur rythme : les horaires de livraisons, les horaires d’ouverture d’un commerce…

+ PBS Bureaux, fort de ses 30 ans d’expertise dans le domaine de la propreté de bureaux et de commerces, saura vous conseiller et vous accompagner en amont afin de déterminer le cahier des charges le plus exhaustif et le plus proche de vos besoins pour vos prestations de nettoyage.

Comparer les offres de prestation de nettoyage avant de faire votre choix

Une fois ces points clarifiés, il s’agit maintenant de faire un choix parmi les différentes réponses reçues pour déterminer celles qui correspond le mieux à votre situation.

4. Soyez attentifs aux offres et services proposés par l’entreprise

Une entreprise qui propose des prestations de nettoyage et d’entretien c’est bien mais souvent toutes les prestations sont similaires. Un vrai point différenciant peut émerger si votre futur prestataire peut vous aider dans la gestion de la vie de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez vous interroger sur les services complémentaires proposés par la société.

+ PBS Bureaux spécialisé dans les prestations de nettoyage et d’entretien, propose également une large gamme de services complémentaires tels que : petits travaux, maintenance, conciergerie, factotum

5. Innovation organisationnelle

Il est nécessaire aussi que les valeurs et le mode d’organisation de votre prestataire soient en adéquation avec les vôtres, car il est le garant de votre image.

Quel est le mode de management adapté dans la société sollicitée ? Comment est géré le suivi des équipes en prestation ? Il vous faut aussi vérifier si la disponibilité des agents peut s’adapter avec votre organisation.

+  Entreprise à taille humaine, PBS Bureaux a mis en place un management de proximité et un suivi des équipes grâce au télépointage pour s’assurer à la fois de la sécurité des agents et garantir une prestation de qualité.

6. Innovation technique

Vous pouvez également être attentifs aux procédés technologiques utilisés par les sociétés de nettoyage tels que le matériel et les techniques mises en place.

+  PBS Bureaux, a mis par exemple au point une technique innovante et respectueuse de l’environnement pour le nettoyage des moquettes. Grâce à la micro-pulvérisation, les moquettes redeviennent comme neuves en un minimum de temps.

7. Politique RSE

Les sociétés ont-elles mis en place une politique liée aux enjeux environnementaux ? De nos jours la question environnementale est de plus en plus cruciale. Il est important de vérifier l’ensemble des actions mises en place par la société : le choix des produits utilisés, l’implication des agents, la mise en place des éco-gestes, le recyclage, l’accompagnement des collaborateurs dans les actions RSE.

+ Impliqué dans le développement durable, PBS Bureaux a mis au point une démarche éco-responsable, Green Focus, qui est intégrée à toutes les prestations de nettoyage et de services : des produits écologiques certifiés à un accompagnement dans le tri sélectif.

8. Innovation de la communication et du numérique

Il est important aussi de pouvoir maintenir une relation d’échanges avec son prestataire.
Quelques points peuvent mériter une attention particulière pour favoriser la communication et ainsi maintenir une bonne relation client : accès à un portail avec un espace client dédié, mise à disposition de divers compte rendu de visites…

+  PBS Bureaux s’engage à maintenir une relation de proximité avec ses clients. Chaque client a un interlocuteur unique afin de faciliter les échanges. Dédié au terrain, il maitrise parfaitement les besoins et les enjeux de ses clients afin de toujours apporter la solution la plus adéquate.

9. La certification un gage de qualité et de sécurité

Aujourd’hui vous trouverez sur le marché du nettoyage X entreprises qui vous proposeront tout sur le papier, un engagement sécurisant. Dans les faits ce n’est pas toujours la réalité. Se tourner vers les entreprises certifiées représente un gage de qualité et de sécurité non négligeable.

Faisons le point sur les certifications :

> Qualification Qualipropre

Avec une validité de quatre ans, elle atteste de la capacité des entreprises dédiées à la propreté à répondre aux exigences du marché. Légalement reconnue, c’est un gage de sécurité. Les certificats de qualification QUALIPROPRE s’inscrivent précisément dans le cadre légal fixé et permettent de garantir la capacité professionnelle et technique, mais également financière, des candidats, comme exigé par les acheteurs. En conclusion, elle représente à la fois un gage de sécurité et un outil de sélection particulièrement efficace dans le choix de son prestataire de nettoyage.

> Les normes ISO

Dans le monde des certifications, on retrouve également les normes lSO 9001 qui contient un ensemble d’exigences pour mettre en œuvre un système de management de la qualité et ISO 14001 qui contient les exigences pour un système de management environnemental.

+ PBS : PBS Bureaux est certifié Qualipropre et a récemment obtenu la double certification ISO 9001/14001

Vous êtes en recherche d’un partenaire pour le nettoyage et l’entretien de vos locaux et commerces. N’hésitez pas à contacter un membre de notre équipe qui aura à cœur de vous écouter, vous conseiller et vous accompagner dès la définition de vos besoins.

Sources : (1) BVA/Le Monde de la Propreté 2016, (2) Achat et Propreté (3) BVA/Le Monde de la Propreté 2020