Changer de prestataire de nettoyage de bureaux : étapes à suivre

Changer de prestataire de nettoyage de bureaux est une étape importante qui nécessite réflexion. Que ce soit pour améliorer la qualité, optimiser les coûts, ou mieux répondre à l’évolution de vos besoins, ce changement doit être préparé avec soin.

Dans cet article, nous vous guidons à travers les étapes indispensables pour réussir ce passage en toute sérénité.

Avant tout : anticipez les délais de résiliation

La majorité des contrats de nettoyage sont signés pour une durée de 12, 24 ou 36 mois. Et dans bien des cas, ils se renouvellent automatiquement à la date d’anniversaire, sauf résiliation formelle. Il est donc impératif de :

• Vérifier la date d’anniversaire du contrat
• Respecter le préavis, souvent fixé à 3 mois (mais cela peut varier selon les cas)

Une résiliation hors délai peut entraîner la reconduction du contrat ou des pénalités. Idéalement, commencez à vous organiser 4 à 5 mois à l’avance pour éviter toute précipitation.

La clause de reprise du personnel de nettoyage

La convention collective nationale des entreprises de propreté prévoit, via l’article 7, un dispositif destiné à garantir la continuité de l’emploi des agents de propreté lorsque deux entreprises se succèdent. 

Selon cet article, le nouveau prestataire est tenu de reprendre le personnel affecté, sous réserve que les conditions suivantes soient réunies :

• Être en CDI et affecté sur le site depuis plus de 6 mois.
• Être en situation régulière vis-à-vis de la législation sur les travailleurs étrangers.
• Ne pas avoir été reconnu médicalement inapte définitif sur le poste de travail.
• Ne pas être en situation de préavis (exécuté ou non).
• Effectuer sur le site au moins 30% de son temps de travail global pour tous les échelons hors MP1 et MP2
• Effectuer sur le site au moins 100% de son temps de travail général pour MP1 et MP2
• Ne pas être absent plus de 4 mois (sauf congé maternité)

Il est donc essentiel de faciliter la communication entre l’entreprise sortante et l’entrante : échange de coordonnées, organisation de réunions de transition, remise des plannings… Cela garantit une transition fluide, respectueuse et conforme au cadre légal.

Préparer un cahier des charges complet

Le changement de prestataire de nettoyage de bureaux est une opportunité de réévaluer vos besoins en matière de nettoyage et de formaliser précisément vos attentes. Un cahier des charges détaillé permet de clarifier les missions et d’assurer une prestation conforme à vos exigences. Voici les points clés à intégrer dans votre cahier des charges :

• Les zones à couvrir

Listez l’ensemble des espaces à nettoyer : bureaux, sanitaires, accueil, open spaces, salles de réunion… N’oubliez pas les zones à accès restreint ou sensibles (informatique, stockage…).

• La Fréquence et les horaires d’intervention

Précisez la périodicité souhaitée (quotidienne, hebdomadaire…) ainsi que les horaires d’intervention (avant l’ouverture, après la fermeture). Ces informations sont obligatoires pour organiser les passages et limiter les perturbations.

• Les attentes spécifiques

Détaillez vos préférences en termes de produits utilisés, le matériel à mobiliser, ainsi que les points sensibles nécessitant un soin particulier, tels que les surfaces vitrées, les moquettes ou les équipements informatiques.

•  Les critères de qualité

Définissez les indicateurs de performance : qualité de nettoyage, ponctualité, réactivité. Cela permettra de cadrer la prestation dès le départ.

• Le mode de suivi

Souhaitez-vous un interlocuteur dédié ? Des rapports mensuels ? Une grille de contrôle qualité ? Anticiper ces éléments garantit un meilleur pilotage dans la durée.

Retrouvez toutes ces étapes dans notre checklist à imprimer

Pour ne rien oublier et structurer efficacement votre changement de prestataire de nettoyage de bureaux, PBS Bureaux met à votre disposition une checklist pratique et imprimable.

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